Miten sähköinen kirjanpito toimii?
- Julkaistu: 8.9.2013
- Tekijä: maisa70
- Kategoriat: Elektroniikka ja Talous
Sähköisestä kirjanpidosta on kohistu jo monia vuosia ja se voimistuu koko ajan enemmän ja enemmän. Mutta mitä sähköinen kirjanpito sitten oikein tarkoittaa käytännössä? Lähtökohtaisesti sähköinen kirjanpito perustuu tietokoneella pyöritettävään ohjelmistoon, sähköiseen kirjanpidon järjestelmään. Tällaisella järjestelmällä kaikki kirjanpidon prosessit, jopa ne kaikista monimutkaisimmat, hoituvat hallitusti ja yksinkertaisesti.
Useimmissa sähköisissä kirjanpitojärjestelmissä suoritukset ja maksut kirjautuvat automaattisesti reskontraan ja kirjanpitoon. Tämän lisäksi myös maksutiedot linkittyvät automaattisesti tiliotteeseen, jonka voi halutessaan koostaa järjestelmästä helposti tietyltä aikaväliltä. Sähköisen kirjanpidon järjestelmän myötä yrityksen ei tarvitse enää miettiä arkistointia ja varata hyllymetreittäin fyysistä varastointitilaa kuiteille ja tositteille, sillä kaikki tiedot ovat sähköisessä muodossa ja järjestelmä säilyttää niitä organisoidusti niin kauan kuin tarve vaatii.
Sähköisen kirjanpidon yhteydessä puhutaan myös usein reaaliaikaisuudesta, mikä tarkoittaa sitä, että suurin osa tapahtumista siirtyy kirjanpitoon automaattisesti ja ajantasaisia tietoja pystytään tarkastelemaan aina kun siihen on tarvetta. Myös veroilmoitukset ja muut vaadittavat tiedot siirtyvät järjestelmästä verottajan käyttöön automaattisesti. Aivan kaikkea sähköinen kirjanpito ei kuitenkaan automatisoi ja tästä syystä esimerkiksi tilintarkastuksen yhteydessä yrityksen on vielä suositeltavaa tukeutua ammattilaisiin sähköisen järjestelmän sijasta.
Kun sähköisen kirjanpidon järjestelmää laajennetaan kirjanpidosta muihin taloushallinnon osa-alueisiin, puhutaan sähköisestä taloushallinnon järjestelmästä. Järjestelmää voidaan ulottaa myös yrityksen henkilöstöhallinnon puolelle, jolloin järjestelmä tuo yhteiskäyttöiset työkalut yrityksen johdon ja työntekijöiden, kuten esimerkiksi palkanlaskijan käyttöön. Tiedot tarvitsee syöttää järjestelmiin vain kerran, jonka jälkeen ne kulkevat sähköisesti resurssienhallinnasta palkanlaskentaan ja sieltä maksuun. Yhtä helposti myös kirjanpidon tiedot taipuvat esimerkiksi sisäisen laskennan tarpeisiin ilman päällekkäisyyksiä.
Suurin osa nykyaikaisista sähköisen kirjanpidon tai taloushallinnon järjestelmistä on hyvin joustavia ja ne voidaan räätälöidä vastaamaan yksilöllisesti yrityksen sen hetkisiä vaatimuksia. Myöhemmin, kun yrityksen toiminta laajenee tai tarpeet muuttuvat jollain muulla tavalla, on järjestelmän uudelleenräätälöinti aivan yhtä helppoa. Valtaosa tämän päivän järjestelmistä toimii selainpohjaisesti, joten sähköiseen taloushallintoon siirtyminen varsin kustannustehokasta, sillä yrityksen ei tarvitse hankkia kalliita ohjelmistolisenssejä. Tämän lisäksi selainpohjaisen kirjanpidon tai taloushallinnon järjestelmän käyttöönotto on nopeaa ja vaivatonta, eikä yrityksen tarvitse koordinoida massiivisia ja monimutkaisia käyttöönottoprojekteja, joiden aikataulut venyvät melko suurella todennäköisyydellä.